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¿Negocio o empresa? y tu ¿Que tienes?

Negocio O Empresa - Conocetupyme

Empecemos con esto. Me llamo la atención una publicación de un banco que usa de manera indistinta los conceptos de negocio y empresa. Por lo que conozco con base en la experiencia son diferentes.

A ver: Negocio es una actividad empresarial en la que todo el proceso (adquisición de insumos-transformación-distribución) puede realizarse por una persona o con poco apoyo.

Empresa también implica la realización de una actividad económica o productiva pero que para realizar todo el proceso requiere la existencia de UNA Organización. Pregunto. Tú que tienes: ¿un negocio o una empresa?

En agradecimiento a su amabilidad al leer el comentario anterior, me siento comprometido a continuar. Veamos. Es importante tener presente la diferencia entre negocio y empresa, ya que ello determina la forma en que debe Gestionarse, es decir Administrarse cada uno

Así, la gestión de un negocio de CONCENTRARSE o Focalizarse en obtener el mayor nivel de rentabilidad posible, debido principalmente a que es una actividad productiva que atiende un mercado de nicho o relativamente pequeño, delimitado por la capacidad de atención del dueño del negocio, en la medida que nadie conoce como El, como elaborar el producto o configurar el servicio.

e ahí, lo importante debe ser la utilidad, a fin de fortalecer el patrimonio o capital, proceso que constituye la base para convertir un negocio en una empresa. Les preparo un ejemplo para explicar mejor lo anterior.

Si. El ejemplo. Esto es hipotético, pero conozco varios casos que son reales y que constituyen la base del ejemplo. Don José. Graduado en mecánica automotriz de uno de los institutos nacionales, decide después de 10 años de trabajar con una de las empresas distribuidoras de vehículos, que ya conoce lo suficiente, que tiene experiencia y que bastantes clientes lo conocen como para montar su propio taller.

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En parte con ahorros y en parte con apoyo de la familia alquila un terreno apropiado, compra herramientas y contacta a los clientes más conocidos que atendía en la distribuidora para informarles que ya los puede atender en su taller.

Este es el inicio de un negocio, ya que Don José sabe: cómo funciona un vehículo, que tipo de problemas son más comunes, como solucionar dichos problemas, cuáles son los mejores repuestos, como debe funcionar el vehículo después de la reparación y qué recomendaciones hacer al cliente para el mejor mantenimiento del vehículo. En otras palabras. Don José conoce su negocio. Ustedes dirán.

Obvio de eso se trata. Continuó después para no hacerlo muy largo en este momento.

Índice de contenidos

    Diferencias entre negocio o empresa

    Continuando. Unamos ahora:

    1. La diferencia entre negocio y empresa incide en la forma de gestionar cada uno
    2. La gestión de un negocio debe focalizarse en generar utilidad

    En el ejemplo Don José tiene un negocio que lo conoce bien.

    ¿Porque debe concentrarse en obtener la mayor utilidad posible, y no por ejemplo en tener la mayor cantidad de clientes?

    Porque la sostenibilidad de su negocio (es decir tener clientes siempre) depende del grado de eficacia en el servicio que presta, dicho de forma simple, que tan bien hace su trabajo, y eso solo lo sabe El, que como persona está limitado al tiempo de que dispone y a su capacidad física, por decirlo de una forma, por muy buen mecánico que sea no puede atender más de 5, 10 o 15 clientes por unidad de tiempo (semana, mes, etc. Y dependiendo de la complejidad del trabajo a realizar)

    Ya que, si pretende atender más trabajos, lo más probable es que empiece a dar un mal servicio, en su calidad o tiempo de entrega, lo que al final hará que su negocio ya no sea tan rentable.

    Lo más que Don José puede hacer, es contar con ayuda de aprendices o ayudantes (si logra encontrar buenos y con actitud al trabajo) para poder atender más clientes, pero, Y ESTO ES Importante, el conocimiento de todo el proceso del negocio sigue siendo suyo.

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    Se puede decir que en un período de aproximadamente 6 o 9 meses, Don José ha logrado hacer funcionar un negocio que ya le da para vivir con un poco de holgura económica, es decir que le genera ingresos suficientes para pagar todos los gastos: Alquiler, servicios de agua, teléfono, energía, conectividad, remuneración básica sin prestaciones a uno o dos aprendices, un contador que le hace la declaración del IVA, reposición de algunas herramientas que se deterioran con el uso, compra de equipo pequeño, mejoras básicas de algunas instalaciones, seguro de daños a terceros, etc., esto en el ámbito del negocio; y además, también le permite proporcionar una nivel de bienestar aceptable a su familia, ya que sus ingresos le permiten pagar la casa, la letra de un vehículo usado, el colegio de sus hijos, las letras de dos o 3 electrodomésticos, una comida en restaurante de vez en cuando y un par de paseos al mes con la familia a la playa o a algún sitio turístico. Adicionalmente, cuenta con ahorros y un pequeño seguro de vida, que le permite sentir que su familia no pasará problemas económicos, si un día el llegara a faltar.

    Esta situación, que creo que es la realidad de muchos salvadoreños, es crítica, ya que puede ser el punto de partida de un cambio cualitativo, en el sentido de motivar al dueño del negocio, en este caso hipotético Don José, a plantearse la siguiente disyuntiva:

    ¿Es hora de hacer más grande mi taller o seguir siendo pequeño?
    (En el fondo lo que Don José, con la mejor de las intenciones está pensando, es en hacer más grande el negocio, pero en realidad lo que debería plantearse es si puede convertir su negocio en una empresa).

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    ¿En qué estriba la diferencia?

    Como se da a entender en los párrafos anteriores y de manera resumida, es que Don José es un buen dueño de negocio, en el sentido que es muy profesional en su trabajo, es ordenado con sus cuentas, es honesto con sus clientes, es previsor, tiene buenas relaciones con los proveedores, etc.; en fin, es un buen administrador de SU NEGOCIO, lo que le ha permitido tener lo que actualmente tiene:
    • Buena cartera de clientes
    • Un buen sitio de trabajo
    • Ingresos suficientes
    • Estabilidad económica
    • Estabilidad familiar
    Lo más importante, una buena familia y en fin, una SITUACIÓN ECONÓMICA SOLVENTE. Esto significa que sus activos tienen un valor mayor que sus pasivos, en buen salvadoreño, lo que tiene vale más que lo que debe.

    Disculpen que insista en aclarar la situación de Don José, pero es importante describirla, porque en el esfuerzo por avanzar, muchas veces, las personas tomamos decisiones que después nos acarrean situaciones totalmente distintas, haciendo que nos arrepintamos de haberlas tomado, y en ocasiones, culpar a otros de haberlo hecho, cuando esos resultados pudieron haberse previsto, con un análisis un poco más detenido de la capacidad que tenemos, y cuáles son los caminos y acciones que debemos realizar, para ser mejores y más fuertes, en lo que sea que queramos serlo.

    Volviendo a la diferencia, hacer más grande el taller significa, estoy imaginando el orden en que Don José se verá obligado a tomar las decisiones siguientes:

    a. Encontrar y alquilar o adquirir un local más grande, o adquirir el actual (si no es suyo, al principio mencionamos que es arrendado) y construir mejores instalaciones. (Esta decisión es fundamental, ya que ampliar el taller, significa tener que atender a más clientes)
    b. Dado que Don José, por su forma de gestionar el negocio, ha logrado un buen prestigio con sus clientes, así como con sus proveedores, tendrá también que gestionar la adquisición de más herramientas y equipos (más modernos y de mayor capacidad), las cuales puede adquirir con sus ahorros, si estos son suficientes, o buscar un financiamiento (directo con sus proveedores o con una institución especializada), para poder contar con la capacidad de atender de manera eficiente a más clientes, y además, incluir otros servicios dentro de su oferta comercial.
    c. Por otra parte, la decisión de Don José de hacer más grande su taller (negocio), es más que probable que sea consecuencia de que en los últimos días, ha experimentado una mayor demanda por sus servicios, ya sea de sus clientes o de nuevos clientes a quienes sus clientes le han recomendado sus servicios; por lo que deberá considerar también la posibilidad de contratar personal más calificado, de manera que pueda atender con el mismo nivel de profesionalismo (calidad de servicio, tiempo, precios competitivos, etc), este exceso de demanda. Así que tendrá que buscar gente que sepa de mecánica, pintura y acabados, funcionamiento de motores, etc.; conocimiento que le ha permitido a El desarrollar su negocio.
    d. Una última decisión que deberá tomar Don José se relaciona con la gestión del financiamiento que necesite (para adquirir el local, para construir instalaciones, para adquirir equipo y maquinaria, etc.), lo que lo obligará a solicitar a su contador, la preparación de los Estados Financieros (¿qué es eso?) que le ha requerido la institución financiera para realizarle el trámite del financiamiento.

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    Es probable que, en la realidad, el hacer más grande un negocio, implique la toma de más decisiones que las detalladas en los literales anteriores, pero para efectos del ejemplo y la explicación de la diferencia entre la gestión de un negocio y una empresa, creo que las decisiones mencionadas son suficientes y adecuadas.

    Pero, dirán Ustedes, ¿Y que no son esas las decisiones que hay que tomar para convertir un negocio en una empresa? Es correcto, pero lo importante es el COMO, no QUE se hace. Tomemos siempre como referencia el ejemplo. (Al margen quiero recordarles que todo este contenido, es producto de mi experiencia atendiendo al sector de Pequeña y Mediana Empresa, y si bien, no todos los casos han desembocado en pérdida total, mucho han perdido la posibilidad de crecer, otros han terminado regresando a un nivel de operaciones menor al que tenían antes de tomar la decisión de crecer, y otros, continúan todavía emproblemados pero activos, más que todo por el compromiso con su negocio, con sus acreedores y con su sólida convicción de que es la manera en que pueden dejarle algo a su familia cuando falten.

    Así, después de esa breve explicación, veamos (de manera hipotética, por supuesto) las actividades que tendría que atender Don José, en su proceso de “hacer más grande su taller”.
    Repito, esto es hipotético, pero aquellos que han pasado por el proceso, podrán decir qué tanto se asemeja a la realidad.

    1. De la noche a la mañana, Don José tiene que pagar dos arrendamientos, en caso el nuevo local sea arrendado. Esto significa que su flujo de caja se va a ver reducido en una proporción significativa.
    2. Si decide mejor adquirir el local o terreno seleccionado, y no tiene la cantidad suficiente para comprarlo al contado, deberá en primer lugar, sacrificar parte o todos sus ahorros para pagar la prima, mientras gestiona el financiamiento necesario para pagar el resto del valor del terreno. (Esta gestión significa lo siguiente: Destinar tiempo para visitar las instituciones financieras que podrían atenderlo, o esperar que alguno de los clientes que tenga algún contacto o trabaje en una institución financiera le ofrezca su ayuda). Si cuenta con un buen contacto, la visita a su actual negocio de la institución podrá recibirla en un período aceptable (entre dos días y dos semanas). La visita del Ejecutivo de Crédito le generará un nivel de estrés que antes no tenía, ya que si bien le puede crear expectativas respecto a que pronto va a ser propietario del local, también le crea un problema de inquietud, ya que para poder analizar la posibilidad de financiarle la compra del terreno, debe entregar una serie de documentos, comprobantes comerciales, información legal, operativa y financiera, desconocida o poco conocida en su mayoría por Don José, y que le demandará tiempo, visitas a instituciones que no son de su conocimiento y lo que es más problemático, abrir los secretos financieros de su negocio, a un tercero, para lo cual debe recurrir a su contador, ya que en teoría, es quien conoce el tema.

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    COMENTARIO: De la noche a la mañana, Don José tiene como 4 problemas que atender, sobre los cuales no tiene mucho conocimiento o experiencia, que le demandan tiempo y recursos a todo nivel, pero que ni por cerca están generando los ingresos que Él ha estimado que va a recibir con el crecimiento de su taller. Y lo importante, no puede decir que no a nada. Esperemos que no le gane el estrés, ansiedad y estos le alteren su vida familiar. Pero supongamos que Don José es una persona muy equilibrada y con un tremendo deseo de llevar a la realidad su deseo (ojo, no objetivo) de hacer más grande su taller.

    3. Adicional al problema del terreno y su disposición para trasladar su taller, en un segundo orden de importancia, Don José también tiene que ver lo del equipo y herramientas que va a tener que adquirir para poder atender a más clientes y con un nivel de calidad de servicio igual o mejor al actual. Supongamos que por la relación con sus proveedores, puede realizar una buena gestión y conseguir un paquete de apoyo, con dos de sus proveedores, para que cuando lo necesite (cuando ya tenga el local, y construidas las instalaciones, adecuaciones y mejoras de este para la atención de los clientes, etc.) ellos le darán un crédito de 36 meses para el pago de toda la herramienta y equipo nuevo, con la única condición que les permita utilizar dicha operación como parte de su Programa de Marketing, lo que al final también es beneficioso para el taller de Don José.

    COMENTARIO. Como este tema es profundamente conocido por Don José, ya que es un elemento fundamental en su negocio, no le generará mayores problemas, y le dará más ánimos para seguir con su deseo. Tanto que ya ve cerca, la apertura de su nuevo local y la llegada de nuevos clientes y el atendiéndolos en una oficina más adecuada, con sala de espera, A/C, un plasma con noticias, una secretaria, café, etc.

    4. Es importante mencionar, que estas actividades no han impedido que Don José siga atendiendo sus clientes habituales de la manera tradicional, aprovechando las oportunidades que ello le proporciona para hacer su marketing persona a persona, informando que pronto los va a poder atender mejor, ya que ha pensado trasladarse a un nuevo local, en el que tendrá todo lo necesario para ampliar los servicios y prestarles un excelente servicio. En este proceso, uno de los clientes tradicionales de Don José y con la mejor de las intenciones, le menciona que, para poder contar con una buena cartera de clientes, aparte de los que Él y otros clientes podrán recomendarle, debería hacer mercadeo por medio de las redes sociales, ya que en su empresa (la del cliente), ese sistema les ha permitido crecer un x porcentaje en las ventas a partir de su creación. Y le entrega una tarjeta de una persona, profesional en Tecnología e Informática, para que se comunique con esta persona y vea si le puede ayudar con algo similar (Es decir anuncio en las redes sociales, página web, sistema de atención en línea, etc.). Don José es una persona que tiene sus conocimientos sobre el tema, ya que se graduó de un Instituto Tecnológico, por lo que le parece que debe hacer el esfuerzo de incorporar esta facilidad a su taller, ya que ello le permitirá llegar a más clientes de una manera moderna y ágil.

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    COMENTARIO. ¿Los conocimientos que Don José tiene sobre informática, serán suficientes para que pueda orientar eficazmente a un profesional en informática, en el diseño y configuración de un sistema de ventas de servicios de mantenimiento de automotores en línea, que hagan que su cartera de clientes crezca a un ritmo aceptable respecto a sus expectativas de crecimiento? Es probable, pero creo que este proceso, le abre un nuevo frente de atención a Don José, el cual también demanda tiempo y recursos, y todavía el deseo original de hacer más grande el taller, no produce ingresos.

    5. A estas alturas, supongamos que a los dos meses de haber iniciado todo, Don José se da cuenta de que también, aparte de local, herramientas, equipos, instalaciones, una secretaria, publicidad y un buen sistema de atención a clientes en línea; también va a necesitar buenos operarios, y los ayudantes actuales, aunque muestran una buena disposición al trabajo y son leales, todavía están aprendiendo y no cuentan con el conocimiento y la experiencia para confiarles la atención de los clientes, en la forma en que El los atiende. Entonces, en parte por la necesidad que va a tener cuando esté en su nuevo local de atender más clientes con el mismo nivel de calidad en el servicio; y en parte, porque de repente se da cuenta que algunos de los servicios que antes de entrar en el proceso de crecer, se entregaban más ágilmente que en los últimos días, ya que ha tenido que atender lo relacionado con el financiamiento, la adquisición de equipos o el diseño del sistema; decide que es necesario contratar a un Mecánico para que atienda todos esos clientes que El por sus responsabilidades actuales ya no puede atender bien, reservando su atención para aquellos clientes que El considera como especiales, y que han sido los principales responsables de su operación desde que decidió independizarse. Así que se pone otro encargo encima, ya que contratar a un empleado que lo va a SUSTITUIR a Él en la operación de SU NEGOCIO, como que no es muy fácil.

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    COMENTARIO. Es indudable que Don José conoce bien su negocio, lo dijimos al principio, pero, una cosa es prestar un servicio y otra contratar personal, más si este personal, va a ser su sustituto ante el cliente. Y a menos que Don José tenga la suerte de conocer a alguien (familiar, amigo, colega, etc.) que esté dispuesto a darle una mano para lograr su deseo, el proceso de contratar o incorporar al taller a alguien con esas características, de seguro le quitará el sueño y la tranquilidad a partir del momento en que concluya que ese proceso es inevitable. Veamos, cuáles son las opciones de Don José para contratar a alguien que le ayuda a atender clientes ahora y que cuando se traslade al nuevo local, se convierta casi en su segundo en el área de servicio al cliente. Para hacer corto el tema, aunque es un poco complicado (Va a contratar en términos organizacionales a un Gerente de Servicio o de Operaciones, no a un técnico) digamos que las opciones se puedan reducir a 3: Identificar un ex-colega en la empresa donde trabajó, que quiera salirse de esa empresa y formar parte de su equipo. Esta opción tiene la dificultad de las exigencias que alguien así le plantee para incorporarse a su equipo, en cuanto a salario asegurado, prestaciones, horario, autoridad, independencia, etc., aparte de que no se garantice su conocimiento y/o experiencia en el servicio. Otra opción es buscar en los Institutos Tecnológicos en las tandas de graduados. En esta opción la duda es sobre el conocimiento y la experiencia en el servicio y el trato a clientes. Una última opción es buscar en los talleres similares al suyo. Esta opción es la menos recomendable, ya que, por lo general, los profesionales en servicio automotriz que trabajan en este sector tienden a ser menos estables laboralmente. Como ven, otro problema para Don José ya sea que contrate o no a alguien, pero que al final, si no lo contrata, puede perder clientes e ingresos actuales porque ya no puede dar un buen servicio; y si lo contrata, solo asegura el nivel de ingresos que ya tenía antes de comenzar con su deseo, pero sus costos de seguro se incrementarán de manera inmediata. Y otra vez, el crecimiento de su taller, todavía no se traduce en ingresos. ¿Será capaz Don José de mantener en el mismo nivel su entusiasmo por hacer realidad su deseo de hacer más grande el taller?

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    6. La otra decisión que debe tomar Don José y que es importante en el proceso de lograr su deseo de hacer más grande el taller, tiene que ver con el tiempo que va a tener que dedicarle al contador, para que éste pueda elaborar todos los documentos, cuadros, informes y reportes; que la institución financiera que ha ofrecido aprobar el préstamo para la adquisición del local, necesita para hacer el análisis de la operación y facilitarle los fondos necesarios para ello.

    COMENTARIO. Es importante mencionar la demanda de tiempo y recursos, principalmente tiempo, que este proceso demanda, ya que obligará a Don José a ordenar, controlar, documentar todos los servicios que realiza, y eventualmente que ha realizado durante los últimos 3, 6 o 12 meses, confiar la información de precios, costos, comisiones, etc. Del negocio que tienen incidencia en los resultados a un tercero; valorizar todos sus activos, detallar todos sus gastos familiares, conseguir constancias, referencias, recomendaciones, etc., de proveedores y de clientes, para poder ofrecer a la institución financiera, un perfil de sujeto de crédito, que incline el análisis de riesgo a favor de la aprobación del crédito, de lo contrario, deberá realizar todo el mismo trámite con otra y otra, hasta que encuentre una que acepte el riesgo de concederle el préstamo, a lo mejor en condiciones onerosas y después de un período largo y desgastante. Y todo esto, sin todavía percibir ingresos derivados de hacer más grande el taller.

    Me voy a quedar aquí, porque la idea no es detallar todos los problemas que implica el tomar la decisión de hacer crecer un negocio, y además, la realidad es muy diferente y con sus propias especificidades en cada caso concreto, no obstante, el tema está orientado a establecer y señalar, a todos los dueños de negocio, quieren hacerlo más grande, que tomen en cuenta que la forma en que gestionen ese proceso es importante, ya que pueden hacerlo de la manera que se ha descrito en este documento, o hacer una gestión EMPRESARIAL, es decir, haciendo lo necesario para TRANSFORMAR UN NEGOCIO EN UNA EMPRESA.

    Esa gestión se basa en lo siguiente: PLANIFICAR

    Ese es el truco. Planifique y tenga por seguro que al menos, los problemas a resolver no serán los mismos, y a lo mejor no logrará todo lo que proyecte, pero SI los costos serán mucho menores.

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